Z każdej strony słyszymy o cyfryzacji kraju, usług, urzędów. Cyfryzacja to ułatwienia w pozyskiwaniu danych, ich rejestrowaniu i zapamiętywaniu w celu dalszej szybkiej obróbki i raportowaniu według określonych potrzeb. Ministerstwo Finansów wyraziło potrzebę otrzymywania z kas fiskalnych dokładniejszych i aktualnych informacji na temat rejestracji sprzedaży, obrotów, podatków itp. Obecne kasy fiskalne, pomimo, że rejestrują kopie wydruków w postaci cyfrowej, to jednak nie potrafią tego przesyłać do Ministerstwa Finansów w trybie online. Dlatego Ministerstwo Rozwoju wraz z Głównym Urzędem Miar przystąpili do opracowania nowego rozporządzenia technicznego dla kas rejestrujących, zgodnych z potrzebami Ministerstwa Finansów. Przy tworzeniu tego rozporządzenia korzystano również z wiedzy i doświadczenia producentów urządzeń fiskalnych.
Jak będą zbudowane kasy online?
Nowe, onlineowe kasy fiskalne nadal będą kasami sprzętowymi. Nadal będą miały pamięć fiskalną a jej pojemność to 1830 raportów dobowych wystarczy przynajmniej na 5 lat pracy. Pamięć fiskalna będzie mogła być wymieniana po jej zapełnieniu. Będzie to jednak inna dużo większa pamięć gdyż oprócz raportów dobowych musi pomieścić jeszcze wiele innych zapisów np. zdarzenia występujące na kasie. Kasa będzie posiadać układy szyfrujące i przechowujące klucze prywatne kasy służące do podpisywania danych transmitowanych do Repozytorium oraz wydruków. Kasy będą musiały mieć funkcję aktualizacji oprogramowania. Wystarczy, że producent przeprowadzi homologację nowszej wersji programu i umieści nową wersję na serwerze a kasa będzie mogła pobrać ten program i przeprowadzić proces aktualizacji. Każda kasa będzie obowiązkowo mieć możliwość współpracy z terminalem płatniczym. Komunikacja odbywać się będzie według ustalonego, wspólnego dla wszystkich kas i terminali protokołu komunikacyjnego. Rozporządzenie dokładnie określi również warunki techniczne dla kas specjalizowanych: dla taksówek, sprzedaży automatycznej, bileterek.
Co kasa będzie rejestrowała w swoich pamięciach?
Nowością w kasie będzie "pamięć chroniona" - w niej będą się zapisywały w postaci elektronicznej wszystkie wydruki wydawane przez kasę. Nie będzie to pamięć - jak obecnie karta SD - dostępna dla użytkownika, nie będzie on mógł jej wyjąć z urządzenia. Będzie można ją odczytać za pomocą programu komputerowego. Pamięć ta będzie podlegać wymianie wraz z wymianą pamięci fiskalnej. W pamięci chronionej kasa zapisuje wszystkie wydrukowane paragony, raporty, wydruki niefiskalne oraz zdarzenia. W katalogu zdarzeń kasy będą rejestrowały m.in. zmiany stawek podatku, zmiana czasu, zmiana waluty ewidencyjnej, zerowania pamięci operacyjnej, błędy weryfikacji danych, włączenia i wyłączenia trybu serwisowego w kasie, wykonanie obowiązkowego przeglądu serwisowego, itp. W pamięci fiskalnej zapisywana będzie wartość brutto każdego paragonu wydrukowanego przez kasę oraz skrót podpisu elektronicznego tego paragonu. Będą również rejestrowane wszystkie raporty fiskalne dobowe, zmiany stawek VAT, zmiany waluty ewidencyjnej.
Paragony drukowane czy elektroniczne?
Każda kasa będzie zawsze drukować paragon fiskalny w postaci papierowej - jest to dokument dla klienta potwierdzający dokonanie zakupów wydrukowanych tam towarów, ich cen, ilości, wartości, stawek podatkowych, udzielonych rabatów czy sposobu zapłaty. Wydruk paragonu z kasy fiskalnej jest też namacalnym dowodem zarejestrowania przez sprzedawcę transakcji w kasie fiskalnej i odprowadzenia od niej podatków. Dodatkowo każdy kupujący będzie mógł poprosić o paragon również w formie elektronicznej (e-paragon). Zostanie on przesłany klientowi na jego adres mailowy.
Jak nabywca będzie mógł otrzymać e-paragon?
Każdy nabywca będzie mógł zarejestrować na specjalnej stronie internetowej swój adres e-mail i otrzyma do niego identyfikator w postaci kodu cyfrowego (kreskowego). Będzie mógł również w swoim banku poprosić o powiązanie swojej karty płatniczej ze wskazanym adresem e-mail. Przekazując sprzedawcy swój "kod nabywcy" podczas zakupów lub przy płatności kartą jej identyfikator jest przekazywany do kasy. Na podstawie tych danych kasa pobiera z serwera adres email nabywcy i przesyła na niego paragon w postaci elektronicznej. Identyfikator nabywcy czy adres e-mailowy nie jest przechowywany ani w kasie ani w repozytorium - nie ma możliwości powiązania dokonywanych zakupów z nabywcą.
Co oprócz sprzedaży kasa będzie rejestrować?
Oprócz rejestracji sprzedaży towarów i usług na paragonach fiskalnych kasy będą rejestrować również przyjęcia oraz rozliczenia zaliczek. Nie będą jednak rejestrowane na kasie zwroty towarów oraz reklamacje - Ministerstwo Finansów wycofało się z tego pomysłu. Opisy drukowanych na paragonie towarów (usług) będą mogły zawierać kody kreskowe lub 2D.
Jak będą wyglądały paragony fiskalne?
Paragony fiskalne będą bardzo podobne do obecnych paragonów (chociaż Ministerstwo Finansów cały czas zastanawia się, jak jeszcze bardziej wyróżnić paragony fiskalne od innych, niefiskalnych wydruków (np. kelnerskich, niefiskalnych itp.), aby klient zawsze miał pewność, że to, co otrzymał, to faktycznie paragon fiskalny. Informacja o sprzedanych/przyjętych opakowaniach, przeliczeniu waluty, rozliczeniu sposobu płatności, czy wydanej reszty znajdą się w części fiskalnej paragonu, a więc przed logo fiskalnym PL i numerem unikatowym kasy. Paragony z nowych kas będą wyposażone w kod 2D (pod paragonem) w którym zawarte będą informacje z paragonu konieczne do zarejestrowania go w Narodowej Loterii Paragonowej. Wystarczy odczytać ten kod specjalną aplikacją na smartfonie i paragon trafi do bazy naszych paragonów i weźmie udział w losowaniu.
Jakie raporty będą wykonywać nowe kasy fiskalne?
Nowe kasy fiskalne będą oczywiście wykonywać raport fiskalny dobowy - nowością będzie fakt, że podatnik nie musi tego raportu obowiązkowo drukować, a jedynie wykonywać go w formie elektronicznej (wydruk tylko na własne potrzeby). Nowy raport dobowy będzie zawierał trochę więcej informacji niż obecne raporty (nie będzie za to bloku "narastająco", znanego z kas z elektroniczną kopią wydruku. Raporty okresowe, miesięczne i rozliczeniowe będą dostępne jako fiskalne również w wersji skróconej (podsumowanie). Wszystkie zarejestrowane w pamięci fiskalnej zdarzenia będą drukowane na fiskalnym raporcie zdarzeń.
Online, czyli komunikacja - jaka i po co?
Każda kasa będzie musiała komunikować się z repozytorium (serwerem Ministerstwa Finansów) i zgodnie z ustalonym harmonogramem przekazywać do niego żądane dane - zazwyczaj będą to paragony, raporty dobowe i zdarzenia zarejestrowane na kasie od ostatniego połączenia z repozytorium. Brak połączenia z repozytorium i niewysłanie żądanych danych nie będzie blokowało pracy kasy, ale użytkownik będzie o takim fakcie notorycznie informowany. Komunikacja kas z repozytorium odbywać się będzie poprzez dowolne łącze internetowe: przewodowe Ethernet, WiFi, GSM.
Jak będzie odbywać się fiskalizacja kasy?
Za pomocą kasy serwisant będzie dokonywał zgłoszenia podatnika do urzędu skarbowego przekazując wszystkie dane podatnika. W wyniku tego zgłoszenia z repozytorium zostanie przesłany do kasy numer ewidencyjny. Przyznany numer ewidencyjny będzie zapisywany w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz NIP-em podatnika. Wówczas nastąpi uruchomienie pamięci fiskalnej kasy i uruchomienie trybu fiskalnego.